Vấn đề khi nhận hàng

Người mua nhận một lô hàng kim phun quốc tế và phát hiện số lượng đếm không khớp với hồ sơ mua hàng.

Trước khi quy trách nhiệm, quy trình nhận hàng nên bảo quản bằng chứng.

Dừng lại và Ghi lại

Lô hàng nên được kiểm tra trước khi phân phối nội bộ.

Các hồ sơ hữu ích bao gồm:

• số lượng thùng carton;
• tình trạng đóng gói;
• số lượng nội bộ;
• mã sản phẩm;
• nhãn lô hàng;
• ảnh chụp.

So sánh tài liệu

Người mua có thể so sánh lô hàng thực tế với:

• đơn đặt hàng;
• hồ sơ đóng gói của nhà cung cấp;
• ảnh chụp trước khi giao hàng;
• thông tin của đơn vị vận chuyển.

Điều này giúp xác định xem sự khác biệt xảy ra trong quá trình đóng gói, vận chuyển hay nhận hàng.

Các mã tham chiếu hỗn hợp cần cẩn thận hơn

Một lô hàng có nhiều mã tham chiếu có thể có tổng số lượng đúng nhưng số lượng theo mã sản phẩm lại sai.

Chỉ đếm tổng số đơn vị có thể bỏ sót vấn đề này.

Tránh đóng gói lại quá sớm

Khi sản phẩm được chuyển vào kho, cấu hình lô hàng ban đầu sẽ bị mất.

Giữ nguyên lô hàng trong quá trình xác minh giúp bảo vệ khả năng truy xuất nguồn gốc.

Kết luận kỹ thuật

Sự khác biệt về số lượng quốc tế nên được giải quyết bằng bằng chứng thay vì giả định.

Tình trạng thùng carton, số lượng theo từng mã tham chiếu, hồ sơ lô hàng và ảnh chụp khi nhận hàng tạo cơ sở rõ ràng hơn cho việc giao tiếp với nhà cung cấp và bộ phận logistics.